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UDS
Die Schnittstelle von HR & IT

UDS (User Data Sheet) ist die Schnittstelle zwischen HR und IT – eine Applikation, erstellt aus jahrelanger Erfahrung mit folgenden Situationen:

 


Montag 8:30

Verkaufsleiter an IT:     um 8:00 Uhr hat bei mir ein neuer Mitarbeiter begonnen, wieso kann sich der nicht einloggen und hat keine Mailadresse und gar nichts?
IT: Naja, weil wir nichts davon wußten?
IT an HR: Wie ist das mit dem Neuen im Verkauf?
HR: Habe ich euch nichts geschickt? Egal, er kann doch sicher den PC seines Vorgängers übernehmen!
IT: Ah, es ist wer ausgeschieden?
HR: Ja sicher, der Maxi Meier, schon vor 2 Wochen.
IT: Fein dass wir das auch erfahren. Dann müssen wir doch dessen IT-Zugang sperren! Und was passiert mit dessen e-mails? Was ist mit den e-mails, die er in den letzten 2 Wochen bekommen hat?
HR: Mach das doch bitte mit dem Verkaufsleiter aus!
IT: Ok, und wie heißt der Neue? Auf welche Daten soll er Zugriff haben? Braucht er VPN? Smartphone? …..

Wie immer schafft es die IT dann, läßt alles liegen und stehen und richtet dem Neuen seinen IT-Zugang ein. Aber kann das nicht besser ablaufen?

Doch kann es: dafür gibt es UDS!!

 

So läuft‘s mit UDS light:

Gleich bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters trägt HR in der Applikation UDS alle erforderlichen Informationen ein, z.B. Name des Mitarbeiters, Abteilung, Startdatum, usw. HR oder der zuständige Abteilungsleiter können die Informationen dann ergänzen: welche Rechte erhält der Neue, in welchen Mailverteilern ist er Mitglied, wer hat Zugriff auf seinen Kalender usw.

Scheidet ein Mitarbeiter aus, trägt HR in UDS das Austrittsdatum ein.

In UDS ist ein zuvor definierter Standard-Workflow enthalten, der angibt, was bei Eintritt und Ausscheiden eines Mitarbeiters zu machen ist, zB

  • Dienstvertrag unterschreiben
  • Sicherheitsrichtlinien unterschreiben
  • Schlüssel übergeben
  • PC einrichten
  • Mailadresse einrichten
  • Mailverteiler zuordnen
  • ….

 

Jeder Task ist einer Abteilung zugeordnet, die die Erledigung abhaken kann. So sieht die IT, wie weit HR ist und umgekehrt.

 

Zusätzlich kann UDS premium:

UDS premium hat eine direkte Verbindung zum Active Directory des Servers. Trägt HR einen neuen User ein, wird dieser automatisch angelegt. HR klickt in einer sehr einfachen Tabelle die Benutzerrechte bzw. Gruppenmitgliedschaften an, und sofort sind die passenden Rechte vergeben. IT kann das alles kontrollieren und verfeinern.

Scheidet ein Mitarbeiter aus, trägt HR das Datum des Ausscheidens ein und ab diesem Zeitpunkt ist das Userkonto automatisch deaktiviert. Wird ein Nachfolger eingetragen, werden e-mails automatisch zu diesem bzw. zu dessen Vorgesetzten (je nach definiertem Workflow) umgeleitet.

 

Sicherheit und Stressvermeidung

UDS erhöht damit die Sicherheit im Unternehmen entscheidend. Denn kein Mitarbeiter kann nach seinem Ausscheiden noch auf Unternehmensdaten zugreifen. Kein Vorgang wird vergessen, weil er in einer übersichtlichen Liste abgehakt werden muss. Kein Stress bei IT, HR und Abteilungsleitern, weil wieder einmal die Kommunikation nicht geklappt hat!

 

 

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